Comment créer un agenda partagé
L’agenda est probablement l’outil le plus utilisé au monde. Que l’on soit élève ou étudiant, employé ou employeur, en couple ou retraité, tout le monde s’en sert pour planifier son emploi du temps. Échéance importante au travail, prochain rendez-vous chez le médecin, voyage scolaire ou vacances à venir : à chacun son agenda.
De nombreux ménages disposent d’ailleurs d’un agenda partagé. Et comme nous aimons tant le faire chez alao, nous avons compilé nos conseils sur la manière de partager le vôtre avec vos proches, mais aussi de le numériser. En effet, la version papier et stylo a beau avoir du charme, quid de la consultation en déplacement et des rappels. Car il faut aussi penser à planifier les prochains rendez-vous, par exemple la visite des enfants chez le médecin.
Les agendas numériques offrent des fonctions très pratiques qui facilitent grandement la prise de rendez-vous. Ce texte porte uniquement sur le partage d’agendas. Nous consacrerons un autre article aux applications dédiées.
- Choisir une plateforme qui convient à tous
Il faudra tout d’abord choisir une plateforme que tout le monde aura la possibilité de rejoindre. Le protocole standard pour les données d’agenda s’appelle CalDAV. Il est pris en charge par Apple et Google. Si tous les membres de la famille possèdent un téléphone Android, il est recommandé d’utiliser Google Agenda. Si tous les membres de la famille ont un iPhone, vous pouvez opter pour le calendrier d’Apple. Google Agenda est également recommandé si Android et Apple coexistent. Microsoft Outlook, en revanche, est plus adapté à un environnement professionnel, car le logiciel ne prend que partiellement en charge les données CalDAV. Nous le déconseillons pour une utilisation personnelle en famille.
- Créer un agenda
Une fois la plateforme choisie, il est temps de créer un agenda. Selon le programme ou la plateforme, cliquez sur le « + » dans la liste des agendas ou sur « Créer un nouvel agenda » dans le menu. Nommez-le « Famille », ou l’intitulé de votre choix.
- Partager l’agenda
L’agenda étant créé, vient à présent la partie la plus importante : le partage avec votre partenaire, votre famille ou vos collègues, qui peut prendre plusieurs formes selon l’application et la plateforme. La méthode la plus courante consiste à envoyer un e-mail ou à partager une URL. Pour ce faire, consultez les paramètres de l’agenda (et non pas les paramètres de l’application).
- Vérifier les autorisations
Bien entendu, un agenda partagé n’a de sens que si tous les participants peuvent consulter, ajouter et gérer les rendez-vous. Vérifiez donc les autorisations de chacun au sein de l’agenda.
Agendas partagés : nos conseils
Pour que l’agenda partagé ne prenne pas la poussière, il est important de fixer quelques règles de base auxquelles tout le monde adhère.
- Appliquez et respectez les paramètres de confidentialité
Il y a des rendez-vous qui sont plus personnels que d’autres. Veillez à ce que leur visibilité soit réglée sur « privé » ou « confidentiel ». Cela vaut en particulier pour les jeunes. Même si leur vie privée vous semble de première importance, il convient de leur accorder une certaine intimité.
- Seuls les rendez-vous partagés ont leur place dans l’agenda
Notre prochain conseil s’inscrit dans le prolongement de ce qui précède : tout ne doit pas être partagé dans l’agenda commun. Les rendez-vous privés doivent le rester. Toutefois, pour que les autres puissent quand même voir quand vous n’êtes pas disponible, vous pouvez partager l’URL de votre agenda privé avec votre partenaire ou votre famille et définir une autorisation limitée. De cette manière, ils pourront voir quand vous êtes occupé, mais pas les détails.
- Convenez de règles et utilisez les fonctions de l’agenda
Un rendez-vous seul est relativement inutile. Il est possible d’y ajouter des détails : utilisez-les ! Indiquez le lieu de la prochaine sortie restaurant, invitez votre progéniture à la prochaine visite chez le pédiatre et identifiez la personne responsable du prochain paiement du loyer. Les éléments importants doivent être notés dans le champ « Détails » ou « Description ». Et surtout : les invités doivent confirmer le rendez-vous. Si certains engagements ont lieu régulièrement, il est possible de fixer des rendez-vous récurrents. Les rendez-vous à venir doivent être discutés à intervalles réguliers, par exemple une fois par semaine ou une fois par mois.
Conclusion : ne manquez plus jamais aucun rendez-vous
Les agendas sont des outils incroyablement utiles, et pas seulement au travail. Les utiliser dans la vie de tous les jours et les partager rend plus productif et plus heureux. Un agenda partagé permet de voir immédiatement qui est responsable de quoi, comme le paiement des dépenses communes. Mais vous saurez aussi quand l’autre personne n’a pas le temps, si vous devez réserver un rendez-vous chez le médecin pour votre fils par exemple. Cela rend la planification tellement plus facile et plus rapide !
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